Dalam konteks hotel, penting bagi mereka yang beroperasi dalam skala besar atau memiliki bintang 5 untuk memiliki struktur organisasi yang khusus disesuaikan dengan kebutuhan mereka. Struktur organisasi ini memberikan pandangan tentang hierarki dan alur kepemimpinan dalam hotel, serta menunjukkan hubungan wewenang dan tanggungjawab di antara berbagai unit kerja yang ada. Baca Juga: Sampai Jam Berapa Supermarket Terdekat Buka? Cek Disini Faktanya
Tujuan dari struktur organisasi ini adalah untuk memastikan bahwa tugas dan peran setiap individu di dalam hotel dapat dibagi secara efisien sesuai dengan jabatan masing-masing. Dengan adanya struktur yang jelas, pelayanan hotel dapat berjalan dengan lancar dan efektif, sehingga tamu hotel merasa puas selama menginap di sana.
Struktur Organisasi Hotel Kecil (Hotel Bintang 1 dan 2)
Dalam hotel kecil atau hotel bintang 1 dan 2, struktur organisasinya sangat sederhana karena jumlah fasilitas dan tamunya tidak terlalu banyak. Berikut ini adalah gambaran struktur organisasi yang perlu diketahui dalam hotel kecil.
Corporate Owner: Merupakan pemilik atau individu yang ditunjuk untuk memantau semua aktivitas di hotel sebagai jabatan tertinggi.
General Manager: Jabatan puncak hotel kecil yang bertanggung jawab atas seluruh kegiatan di hotel serta pengelolaan staf yang bekerja di bawahnya, mirip dengan posisi yang ada di hotel besar dan menengah.
Front Office: Divisi yang bertugas dalam memberikan pelayanan kepada tamu hotel mulai dari proses pemesanan kamar hingga tamu meninggalkan hotel. Penggunaan teknologi seperti aplikasi invoice online dapat membantu divisi ini dalam menghasilkan tagihan untuk tamu dengan lebih efisien, sehingga pelayanan menjadi lebih baik.
Front Desk Attendant atau Resepsionis: Karyawan yang bertanggung jawab dalam menerima tamu dan memberikan informasi yang diperlukan dengan tepat jika diminta.
F&B Department: Bertanggung jawab dalam pengolahan dan penyajian makanan kepada tamu hotel, tugasnya serupa dengan departemen F&B di hotel besar atau menengah.
Waiter: Anggota tim layanan makanan dan minuman yang memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran operasional restoran di hotel. Selain mencatat pesanan, mereka juga bertugas menyajikan makanan kepada tamu.
Executive Housekeeper: Tanggung jawabnya adalah mengawasi semua aspek operasional kebersihan di hotel, termasuk koordinasi antara departemen tata graha dengan departemen lainnya.
Room Attendant: Bertanggung jawab dalam menjaga kebersihan kamar dan memastikan kamar siap digunakan sebelum tamu menginap. Mereka juga berkewajiban menjaga kerapihan dan kelengkapan kamar.
Trainee: Memiliki tugas dan tanggung jawab untuk mendukung kelancaran kerja di hotel sebagai bagian dari proses pelatihan dan pengembangan karyawan baru.
Struktur Organisasi Hotel Menengah (Hotel Bintang 3)
Selain struktur organisasi untuk hotel besar, terdapat juga struktur organisasi yang diterapkan dalam hotel menengah. Struktur organisasi hotel menengah berada di antara struktur organisasi hotel besar dan hotel kecil.
Hotel menengah dapat dibandingkan dengan hotel bintang 3 dalam hal struktur organisasinya. Berikut ini adalah jabatan dan jalur kepemimpinan yang ada dalam hotel menengah atau hotel bintang 3:
Manajer Umum
Jabatan pertama adalah Manajer Umum (General Manager), yang mirip dengan struktur organisasi hotel besar atau bintang 5. Tugasnya meliputi tanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional hotel serta pengawasan terhadap kinerja staf di bawahnya.
Asisten Manajer Umum
Asisten Manajer Umum (Assistant General Manager) merupakan jabatan yang berada di bawah Manajer Umum. Tugasnya adalah membantu dalam semua tugas Manajer Umum dan menggantikan posisi Manajer Umum jika ia tidak hadir dalam pekerjaan tertentu.
Bagian Divisi Kamar
Bagian Divisi Kamar (Room Division) bertanggung jawab dalam persiapan kamar tamu serta pelayanan seperti pemesanan kamar dan sejenisnya.
Departemen F&B
Jabatan selanjutnya adalah Departemen F&B (Food and Beverage). Departemen ini bertanggung jawab dalam pengolahan dan penyajian makanan kepada para tamu hotel.
Manager Personalia / Sumber Daya Manusia
Manager Personalia atau Sumber Daya Manusia (Human Resources) adalah divisi yang mengelola manajemen SDM (Sumber Daya Manusia) di hotel dan merancang sistem ketenagakerjaan. Pemanfaatan teknologi juga menjadi umum dalam hotel bintang 3, seperti penggunaan aplikasi absensi online untuk mengelola kehadiran karyawan.
Akuntansi
Divisi Akuntansi bertugas dalam mengatur hal-hal yang berhubungan dengan keuangan hotel.
Penjualan & Pemasaran
Ada juga divisi Penjualan & Pemasaran (Sales & Marketing) yang bertanggung jawab dalam upaya penjualan dan pemasaran produk hotel.
Teknik
Divisi ini bertanggung jawab dalam pemeliharaan dan perbaikan fasilitas yang ada di hotel.
Struktur Organisasi Hotel Mewah (Hotel Bintang 4 dan 5)
Dalam konteks struktur organisasi hotel, terdapat pembagian khusus untuk hotel mewah seperti hotel bintang 4 dan 5.
Struktur ini memiliki kompleksitas dan kelengkapan yang lebih tinggi dibandingkan dengan hotel-hotel lainnya. Mengapa demikian?
Hal ini dikarenakan hotel dengan kapasitas besar atau yang memiliki rating bintang 5 biasanya memiliki fasilitas yang lebih banyak dan komprehensif.
Tidak hanya itu, mereka juga menyediakan pelayanan yang lengkap sehingga memerlukan jumlah tenaga kerja yang lebih besar.
Oleh karena itu, struktur organisasi ini menjadi yang paling lengkap. Berikut adalah struktur organisasi untuk hotel bintang 4 dan 5 beserta tugas-tugas yang perlu diketahui:
Manajer Umum
Dalam struktur organisasi hotel, manajer umum merupakan posisi puncak yang bertanggung jawab atas semua kegiatan operasional hotel dan mengawasi kinerja staf di bawahnya.
Asisten Manajer Umum
Asisten Manajer Umum memiliki peran di bawah langsung Manajer Umum. Tugasnya adalah membantu dalam melaksanakan berbagai tugas yang diberikan oleh Manajer Umum.
Front Office
Front Office adalah divisi yang bertanggung jawab dalam melayani tamu mulai dari pemesanan kamar hingga saat tamu meninggalkan hotel.
Tata Graha
Tata Graha adalah jabatan yang bertanggung jawab dalam menjaga kebersihan dan kerapian hotel.
Produksi Makanan
Divisi Produksi Makanan bertugas dalam menyiapkan makanan dan hidangan lainnya yang akan disajikan kepada tamu di restoran hotel.
Layanan Makanan dan Minuman
Layanan Makanan dan Minuman merupakan bagian dari hotel yang bertanggung jawab dalam menyajikan hidangan kepada tamu. Bagian ini menghidangkan makanan yang telah disiapkan oleh Divisi Produksi Makanan.
Teknik
Teknik adalah divisi hotel yang bertugas dalam pemeliharaan dan perbaikan fasilitas-fasilitas yang ada, seperti gedung, peralatan elektronik, dan sebagainya.
Sumber Daya Manusia/Personalia
Sumber Daya Manusia adalah divisi dalam hotel yang bertanggung jawab terhadap manajemen sumber daya manusia dan sistem ketenagakerjaan.
Sebagai contoh, Ayana Komodo, sebuah hotel bintang 5, menggunakan aplikasi HR online dari Talenta untuk mengelola sumber daya manusia mereka dengan lebih efisien, termasuk proses pembayaran gaji menggunakan perangkat lunak payroll terbaik dari Talenta.
Akuntansi
Divisi Akuntansi bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan hotel. Hotel-hotel besar biasanya menggunakan perangkat lunak akuntansi untuk membantu mengatur keuangan mereka.
Penjualan dan Pemasaran
Dalam struktur organisasi hotel, terdapat juga divisi Penjualan dan Pemasaran yang memiliki tanggung jawab dalam mengelola penjualan dan memasarkan produk hotel.
Pengadaan
Divisi Pengadaan bertugas dalam melakukan pembelian barang-barang yang diperlukan oleh setiap divisi hotel.
Keamanan
Terakhir, terdapat divisi Keamanan yang bertugas menjaga keamanan seluruh area hotel.